Langsung dari Bogor•Melayani Jabodetabek
Forecast dan pasokan yang terukur
Pasokan berkala disusun dari kebutuhan riil buyer, kalender produksi, standar mutu, dan mekanisme evaluasi harga agar operasi kedua pihak lebih terencana.
Keputusan Pertama
Pasokan rutin bukan sekadar harga grosir; ia adalah disiplin forecast, kapasitas, mutu, pengiriman, klaim, dan pembayaran yang diukur bersama.
Indikasi cocokLanjutkan ke verifikasi bila sebagian besar kondisi ini terpenuhi.
Belum cocokSelesaikan hambatan ini sebelum membahas harga atau kontrak.
Empat Gerbang Keputusan
Sampel/lot uji memenuhi mutu dan alur penerimaan.
Form trial dan approval spesifikasi.Forecast rolling, firm window, dan fleksibilitas disepakati.
Template forecast + contoh PO.Base volume, peak volume, hari kirim, dan alokasi darurat realistis.
Capacity plan.Termin, limit, dokumen tagihan, overdue, dan penghentian jelas.
Credit approval + billing SOP.Gambaran Program
Kontrak Pasokan Rutin membantu bisnis yang tidak ingin mencari stok dari awal setiap minggu. Buyer menyerahkan forecast kebutuhan; Tenka Farm memetakan batch, produk mitra, kapasitas proses, dan jadwal distribusi untuk menentukan volume yang realistis.
Kontrak bukan janji pasokan tanpa batas. Ada volume minimum/maksimum, batas waktu order, toleransi, hari pengiriman, prosedur penerimaan, dan kapasitas cadangan. Perubahan mendadak dinilai terpisah agar kualitas dan pasokan buyer lain tetap terjaga.
Harga dapat tetap untuk periode tertentu atau memakai rumus yang mengacu pada komponen relevan seperti pakan, live bird, proses, kemasan, dan logistik. Rumus, sumber data, ambang perubahan, dan tanggal evaluasi dijelaskan agar penyesuaian tidak sepihak.
Nilai Dua Arah
Kerja sama yang sehat bukan memindahkan seluruh risiko kepada pihak lain, melainkan membagi fungsi, hak, dan kewajiban secara proporsional.
Simulasi Terbuka
Contoh satu buyer dengan kebutuhan dasar 300 kg per minggu.
300 kg × Rp31.000
Rp9.300.000 sebelum biaya lain300 kg × 4
1.200 kg forecast±10% dari 300 kg
270–330 kg(300 − 285) ÷ 300
Fill rate 95%Forecast di luar firm window membantu perencanaan tetapi bukan selalu PO; perubahan di dalam firm window dapat ditolak atau dikenai biaya sesuai kontrak.
iTarget dan harga hanya contoh. Ongkir, pajak, proses, retur, kredit, serta formula penyesuaian harga harus dihitung terpisah.
Struktur Komersial
Forecast membantu perencanaan tetapi belum selalu menjadi pesanan mengikat. Batas waktu konfirmasi PO dan jumlah yang benar-benar dialokasikan ditulis.
Minimum, maksimum, toleransi naik/turun, serta lead time perubahan ditentukan per siklus. Permintaan di luar rentang dipenuhi berdasarkan kemampuan.
Harga dapat tetap, bertingkat berdasarkan volume, atau formula periodik. Semua komponen dan tanggal tinjau disebutkan.
Ketepatan waktu, fill rate, temperatur, kemasan, respons keluhan, dan waktu penggantian dapat menjadi indikator layanan.
Termin diberikan berdasarkan verifikasi usaha, histori transaksi, limit, dokumen, dan persetujuan. Keterlambatan dapat menahan pengiriman berikutnya.
Matriks Tanggung Jawab
Nama pihak tidak cukup. Setiap fungsi membutuhkan pemilik keputusan, tindakan, serta artefak yang dapat diperiksa ketika ada perbedaan ingatan.
Memberi kapasitas respons dan mengonfirmasi PO.
Mengirim forecast tepat waktu dan PO sesuai cut-off.
Forecast log, PO, order confirmation.Mengirim sesuai spesifikasi dan traceability.
Menjaga kriteria penerimaan konsisten dan fasilitas bongkar layak.
Spec sheet, lot record, QC receipt.Menjadwalkan armada/titik serah sesuai incoterm lokal.
Memberi slot, akses, penerima, dan konfirmasi kedatangan.
DO, timestamp, POD.Menahan bukti dan memberi analisis/resolusi.
Melapor dalam jendela klaim tanpa merusak barang bukti.
Claim form, foto, suhu/timbang.Menerbitkan dokumen tagihan lengkap.
Membayar sesuai termin dan menyampaikan dispute sebelum jatuh tempo.
Invoice aging, proof of payment.Mekanisme Kerja
Setiap tahap menghasilkan informasi atau keputusan. Pengiriman formulir saja belum membentuk persetujuan.
Buyer menyampaikan SKU, volume, frekuensi, lokasi, jam terima, dan kebutuhan dokumen.
Spesifikasi, hasil proses, kemasan, dan cara penerimaan diuji sebelum kontrak volume.
Batch, mitra, proses, cold chain, dan rute disusun terhadap forecast.
Harga, volume, SLA, termin, toleransi, dan periode evaluasi diajukan.
Jadwal order, cut-off, pengiriman, hari libur, dan penanggung jawab ditetapkan.
Pasokan awal dinilai sebelum volume penuh dijalankan.
Kualitas, fill rate, harga, forecast, keluhan, dan pembayaran ditinjau bersama.
KPI & SLA
Target bertanda “contoh” merupakan rancangan awal, bukan janji layanan. Angka final mengikuti baseline, kapasitas, wilayah, produk, serta kontrak yang disetujui.
Order tiba lengkap dan dalam slot waktu.
≥95% target contohRoot-cause dan recovery plan.Volume diterima ÷ volume firm order.
≥95% target contohBackorder/substitusi/kredit sesuai sebab.Volume ditolak sah ÷ volume diterima.
≤2% target contohContainment, uji, CAPA.Waktu dari laporan lengkap ke acknowledgement.
≤4 jam kerja target contohEskalasi account & QA.Invoice dibayar sesuai jatuh tempo.
100%Hold order, turunkan limit, atau ubah termin.Skenario Risiko
Skenario di bawah menjadi bahan kontrak. Solusi final tetap bergantung pada sebab, bukti, bagian yang telah terpenuhi, dan dokumen yang disetujui.
Volume di luar toleransi diproses sebagai permintaan tambahan atau pengurangan dengan lead time dan konsekuensi yang disepakati.
Prioritas alokasi, substitusi, pemenuhan parsial, atau penjadwalan ulang mengikuti SLA dan komunikasi tertulis.
Bukti penerimaan, foto, temperatur, timbang, dan waktu laporan diperiksa; kredit, ganti barang, atau penolakan klaim mengikuti standar.
Harga tidak diubah secara mendadak; evaluasi menggunakan periode, rumus, sumber, dan pemberitahuan yang telah disepakati.
Playbook Insiden
Selamatkan orang, ternak, produk, data, atau aset lebih dahulu. Atribusi biaya dan tanggung jawab mengikuti bukti serta kontrak.
Pisahkan base dari incremental demand.
Konfirmasi kapasitas parsial dan prioritas tertulis.
Sebelum buyer menjadikannya firm order.Beritahu ETA dan volume terdampak.
Split delivery, alternatif produk, atau reschedule.
Sebelum slot yang dijanjikan.Karantina lot dan validasi bukti.
Replace, rework, credit, atau penolakan klaim dengan alasan.
Sesuai jendela klaim.Rekonsiliasi dispute dan hentikan penambahan eksposur.
Jadwal bayar, limit baru, COD, atau suspend.
Sebelum PO berikut dikonfirmasi.Arsitektur Kontrak
Kontrak yang baik bukan sekadar panjang. Ia menghubungkan kejadian nyata, bukti, keputusan, tenggat, dan remedinya dengan bahasa yang dapat dipahami para pihak.
Horizon, firm window, cut-off, toleransi, dan status mengikat.
Kapasitas tidak dibebankan sepihak.Base/peak volume, prioritas saat shortage, dan alternatif.
Buyer memahami batas layanan.Harga awal, indeks/trigger, notice, pajak, dan biaya logistik.
Perubahan biaya dapat diaudit.Sampling, toleransi, jendela klaim, bukti, dan remedy.
Penolakan tidak berdasarkan opini setelah fakta.Termin, limit, overdue, dispute, set-off, dan hak menahan order.
Eksposur keuangan terkendali.Base, peak, firm, perubahan.
Volume, harga, jadwal, slot.
Lot, timbang, waktu, penerima.
OTIF, fill rate, reject, klaim.
Invoice, pembayaran, dispute, aging.
Contoh, target, dan struktur di atas membantu menyaring kecocokan. Dokumen final tetap harus menyesuaikan fakta, kapasitas, hasil verifikasi, perpajakan, perizinan, serta nasihat profesional yang relevan.
Checklist Dokumen
Daftar dapat bertambah setelah verifikasi. Dokumen harus konsisten dengan fungsi nyata—bukan hanya nama skemanya.
Profil dan identitas para pihak yang dapat diverifikasi.
Ruang lingkup, spesifikasi, volume, satuan, wilayah, dan jadwal kerja.
Harga atau rumus harga, termin pembayaran, pajak, serta biaya di luar harga produk.
Standar penerimaan, toleransi, bukti timbang, dan berita acara serah terima.
Mekanisme perubahan jadwal, kekurangan volume, produk tidak sesuai, dan penyelesaian perselisihan.
Kontak penanggung jawab, frekuensi laporan, masa evaluasi, serta ketentuan penghentian.
Kontrak pasokan tidak menghapus risiko produksi dan logistik. Kapasitas, toleransi, prioritas, dan rencana cadangan harus tertulis dan ditinjau berkala.
Pertanyaan Umum
Jika situasi Anda berbeda, tuliskan konteksnya pada formulir agar tim tidak memberi jawaban generik.
Jaminan hanya berlaku pada volume konfirmasi dalam kapasitas dan toleransi kontrak. Forecast yang belum dikonfirmasi bukan kuota final.
Bisa dibahas, tetapi biasanya memerlukan asumsi volume dan mekanisme ketika biaya input berubah ekstrem.
Termin kredit tidak otomatis. Tenka Farm menilai dokumen, histori, limit, serta risiko sebelum menyetujui.
Buyer melapor dalam batas waktu dengan bukti. Produk dinilai terhadap spesifikasi dan ditangani dengan penggantian, kredit, atau penyelesaian lain sesuai kontrak.
Bisa melalui sampel dan masa percobaan agar kualitas, ritme order, serta kemampuan kedua pihak terbukti dulu.
Pengajuan Awal
Sertakan peran Anda, lokasi, kapasitas atau volume, kebutuhan utama, target waktu, dan kendala yang sudah diketahui. Tim akan menilai kecocokan sebelum menjadwalkan pembahasan.
